WORK FROM HOME อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ?

            เราเคยคุยกันก่อนหน้านี้แล้วว่าแนวโน้มของโลกนั้นคนรุ่นใหม่จะไม่นิยมทำงานแบบแปดโมงเช้าถึงห้าโมงเย็น แต่จะนิยมการทำงานแบบเป็น Freelance ผ่านออนไลน์ ซึ่งเราก็คงมองว่ายังเป็นเรื่องไกลตัว แต่เมื่อเกิดเหตุการณ์ Covid-19 ที่รัฐบาลขอความร่วมมือให้องค์กรต่าง ๆ Work from Home (WFH) เพื่อความปลอดภัยของทุกคนและสังคม เราจึงจำเป็นต้องกลับมาทบทวนเรื่องนี้กัน เท่าที่ได้ยินมาวงการนักบัญชีและสำนักงานบัญชีดูจะปรับตัวกับ WFH ยากที่สุด เพราะเรามีงานเอกสารมากมายและส่วนใหญ่ก็ยังไม่ได้ใช้ระบบบัญชี บน Cloud ผู้เขียนแอบเห็นเจ้าของสำนักงานบัญชีแห่งหนึ่ง Comment ใน Social ว่า เขากังวลว่าถ้าให้ทีมงาน WFHการทำงานจะไม่มีประสิทธิภาพเพราะอยู่ไกลสายตา บ้างก็บอกว่าเป็นไปไม่ได้เพราะระบบบัญชียังไม่รองรับ อีกทั้งเป็นไปไม่ได้ที่จะให้ลูกน้องขนเอกสารที่มีอยู่มากมายกลับไปทำที่บ้าน

เอาเป็นว่าเหรียญมี 2 ด้านเสมอ Covid-19 ก็มีด้านดีคือทำให้เราต้องฉุกคิดที่จะปรับตัวเข้าสู่ อนาคตของการ WFH ถึงครั้งนี้เราจะ WFH ไม่ได้ 100%แต่เราควรเริ่มจะเรียนรู้เพื่อวางแผนที่จะทำให้ดีขึ้นในอนาคต

            พอดูแนวโน้มการแพร่ไม่หยุดของ Covid-19 ว่าจะต้องมีการ WFH ซึ่งเป็นเรื่องใหม่ของเรา ผู้เขียนก็เริ่ม ศึกษาหาข้อมูล จาก Best Practice ใน Google แล้วก็นำมาปรับใช้กับบรรยากาศการทำงานของกิจการ ซึ่งขอนำมาแบ่งปันกัน ในแง่มุมของการทำงานของสำนักงานบัญชี ซึ่งอาจจะนำไปใช้กับงานในแผนกบัญชีได้เช่นกัน ดังนี้
 1. ก่อนอื่นควรกำหนดให้ตรงกันก่อนว่าเราจะใช้ Program หรือ Application อะไรในเรื่องต่าง ๆ

• ในการสื่อสารกันระหว่างทีมงานในช่วง WFH
  ผู้เขียนเลือกใช้ Skype ที่ดูจะเป็นเชิงธุรกิจ ในการสื่อสารกับทีมงาน โดยตั้งกลุ่มขึ้นมาในการสื่อสาร ทั้งกลุ่มรวมทั้งบริษัท และกลุ่มแยกตามแผนก หากเราไม่สะดวกอาจจะเลือกใช้ LINE ที่ส่วนใหญ่คุ้นชินก็ทำได้
• ในการประชุมกับทีมงานและลูกค้า
  สำหรับการประชุมแบบ VDO conferenceนั้น Program ที่ลูกค้านิยมใช้ คือ Zoom เราจึงกำหนดการประชุมทีมงานให้ใช้ Zoom เช่นกันเพื่อให้ทุกคนได้เรียนรู้การใช้งาน Program Zoom นั้น สามารถใช้ฟรีแต่ต้องใช้เวลาประชุมไม่เกิน 40 นาที และจำนวนผู้เข้าประชุมไม่เกิน 100 คนต่อครั้ง ซึ่งก็เกินพอและนับว่าเป็นการดีที่บีบให้มีการประชุมที่กระชับมากขึ้น ข้อดีของ Zoom คือเราสามารถ Present งาน ระหว่างการประชุมได้ด้วย และเห็นหน้ากันทุกคน และตอบโต้กันได้เลย ส่วน LINE ก็ใช้ VDO Conference และ Present ได้แต่จะเห็นหน้ากันแบบชัด ๆ ได้สูงสุด 6 คนเท่านั้น
  
• ในการทำบัญชี
  เราคงต้องเริ่มที่จะเลือกดู Program บัญชีแบบ Cloud ที่จะรองรับการทำงานจากที่ไหนก็ได้ แต่แค่ Program คงไม่พอ เราจะต้องปรับเปลี่ยนระบบการทำงานให้สามารถรองรับการ WFH ด้วยสำหรับผู้เขียนนั้น มีการใช้ QuickBooks Online ทำงานร่วมกับลูกค้าอยู่แล้ว ซึ่ง Program สามารถรองรับการ Scan เอกสารแนบไว้กับการลงบัญชี ซื้อ ขาย รับ จ่าย แต่ละรายการ ที่ผ่านมาจึงได้กำหนดให้ลูกค้าเป็นผู้ Scan เอกสารแนบไว้ให้เราไว้เลยในแต่ละเดือน แล้วจึงส่งเอกสารตัวจริงมาให้เช็คความถูกต้องและใช้ในการจัดทำภาษี และเราโชคดีที่มีการปิดบัญชีเดือนต่อเดือน เมื่อเจอการที่จะต้องปิดบัญชีปีในช่วง Covid-19 เราจึงทำงานได้แบบสบาย ๆ ไม่เครียดเหมือนเพื่อน ๆ สำนักงานบัญชีหลายรายที่ยังตามใจลูกค้าให้ส่งเอกสารแบบมาเรื่อย ๆ จนต้องระดมปิดปีละครั้ง ซึ่งในยามปกติก็ทำได้แต่ถ้าต้อง WFH นั้นเป็นไปไม่ได้เลย หากมีเคอร์ฟิว 24 ชม. จริง ๆ คงต้องให้ลูกน้องนอนพักที่สำนักงานแทนกันเลย
  

 2. การสื่อสารกับลูกค้าและคู่ค้า

            สิ่งที่สำคัญในช่วง WFH คือ ลูกค้า-คู่ค้ายังต้องติดค่อเราได้เหมือนเดิม เราจึงต้องกำหนดเลขหมายโทรศัพท์มือถือที่จะให้ลูกค้าติดต่อมาและผู้รับผิดชอบที่จะคอยรับสายและรายงานเข้ามาในห้องรวมใน Skype เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องติดต่อกลับ และต้องแจ้งผ่านทุกช่องทางที่มี (Email, Website, Line Official, FB Fanpage) ว่าช่วง WFH ลูกค้าจะสามารถติดต่อเราด้วยช่องทางใดได้บ้าง ระหว่าง WFH นั้นการประชุมกับลูกค้าคือยังทำได้ตามปกติผ่าน Program Zoom นั้นเอง

 3. การบริหารงานและทีมงาน

• กำหนดเป้าหมายและวัดผลงานที่ผลสำเร็จของงาน
  การ WFH นั้นเราต้องปรับเปลี่ยนความคิดของเราจากการที่ต้องเห็นพนักงานตัวเป็น ๆ มานั่งทำงานให้เราเห็นให้ครบ 8 ชม. มาเป็นการตั้งเป้าหมายการทำงานที่เหมาะสม กำหนดวันที่ต้องทำงานเสร็จแล้ววัดกันที่ผลสำเร็จของงานแทน
  
• ระหว่าง WFH นั้นเราควรจะกำหนดให้พนักงานเข้ามารายงานตัวใน Skype ทุกเช้า
  เพื่อให้ทุกคนยังรู้สึกว่ายังอยู่ในบรรยากาศการทำงานและทุกเย็นให้สรุปเป็นรายงานส่งมาว่าวันนี้ได้ทำอะไรบ้าง
  
• จัดให้มีการประชุม VDO Conference ระหว่างทีมงานเป็นครั้งคราว
  เพื่อติดตามผลงานและเพื่อให้มีบรรยากาศของการทำงานร่วมกัน ซึ่งควรกำหนดรูปแบบของบรรยากาศโดยรอบและการแต่งกายให้เหมาะสม ระหว่างประชุม
• กำชับทีมงานให้มีการตอบกลับภายใน 15-30 นาที
  หากได้รับการติดต่อจาก ทีมงาน ลูกค้าหรือ คู่ค้า
  
• เปิดโอกาสให้ทีมงานมีการพูดคุยตามปกติหรือมีกิจกรรมผ่อนคลายทายปัญหา
  หรือเล่นเกมส์ผ่านห้อง Skype เสมือนหนึ่งที่เขาได้คุยกันในช่วงพักเบรคหรือทานข้าวกลางวันเพื่อไม่ให้แต่ละคนรู้สึกโดดเดี่ยว
  

หวังว่าข้อมูลดังกล่าวจะมีประโยชน์บ้าง แต่สำหรับผู้เขียนยังมองเห็นว่าต้องนำไปขบคิดต่อเพื่อปรับปรุงให้ดีขึ้นอีกหลายเรื่อง เรื่องที่สำคัญคือการจัดทำภาษีแบบ WFH คงต้องมีการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานทั้งของเรา ของลูกค้า และอาจจะต้องนำเสนอต่อกรมสรรพากรให้มีการปรับเปลี่ยนกฎเกณฑ์ต่าง ๆ ให้สามารถมีการทำงาน WFH ที่ราบรื่นกันทุกฝ่ายได้มากขึ้น
            ผลที่ได้ในทางอ้อมแต่เป็นประโยชน์มากคือวิกฤตครั้งนี้ ทำให้เราได้เรียนรู้ ว่าบนความไม่แน่นอนต่าง ๆ เราควรจะเริ่มปรับตัวจากการจ้างพนักงานประจำเป็นการจ้างแบบ Freelance ให้มากขึ้นเพื่อที่เราจะไม่ต้องเครียดกับการแบกภาระเรื่องคน หากพบวิกฤตอีกในครั้งต่อไป ส่วนพนักงานของเราก็ได้เริ่มเรียนรู้การ WFH และวันหนึ่งถ้าเขาสนใจ เราอาจจะเปิดโอกาสให้สามารถเปลี่ยนจากพนักงานประจำไปแบบมีอิสระด้วยการทำงานแบบ Freelance เราจะผ่านวิกฤตนี้ไปด้วยกัน สวัสดีค่ะ

โดย..นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชี