e-Meeting กับข้อกำหนดที่กฎหมายรองรับ

            ปัจจุบันสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรน่า 2019 (COVID-19) ในประเทศไทยดูเหมือนจะดีขึ้นเรื่อย ๆ แต่เราก็ยังไม่ควรประมาณ ยังคงต้องเฝ้าระวังตัวเองเพื่อป้องกันการแพร่ระบาดของ COVID-19 กันต่อไป การแพร่ระบาดของ COVID-19 สร้างความวุ่นวายให้กับโลกในทุก ๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็นเศรษฐกิจ สังคม การเมือง และวิถีชีวิตของเราทุกคน อย่างเช่น ผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีที่เดิมต้องทำงานพิมพ์เอกสารกับกระดาษก็เริ่มที่จะผันตัวมาทำงานผ่านคลาวด์ ผ่านระบบดิจิทัลมากยิ่งขึ้น ทุกคนมีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลมากขึ้น หรือแม้กระทั่งการประชุม เดิมจะต้องประชุมกันในห้องสี่เหลี่ยม แอร์เย็น ๆ ก็เริ่มปรับมาประชุมแบบ e-Meeting กันมากขึ้น จนกลายเป็น “New Normal” วิถีปฏิบัติตามปกติรูปแบบใหม่ของใครหลาย ๆ คน รวมถึงผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีด้วย

            วันนี้ ผู้เขียนมีข้อมูลจาก https://www.etda.or.th/content/e-meeting.html เว็บไซต์ของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม หน่วยงานพัฒนา ส่งเสริม และสนับสนุนการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ของประเทศไทย ที่ได้รวบรวมกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) และข้อมูลการบังคับใช้และผลทางกฎหมาย รวมถึงเงื่อนไข ข้อกำหนดต่าง ๆ เกี่ยวกับการจัดประชุม เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการจัดเตรียมการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์สำหรับการประชุมที่กฎหมายบัญญัติให้ต้องมีการประชุม เพื่อเป็นประโยชน์แก่สำนักงานบัญชี หรือผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีที่กำลังเริ่ม หรือเปลี่ยนมาใช้วิธีการจัดประชุมออนไลน์บ่อยครั้งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังนี้ค่ะ

            พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 (ให้ใช้บังคับตั้งแต่ 19 เมษายน 2563) สามารถอ่านฉบับเต็มได้ที่ https://bit.ly/3e7VIAI

            ยกเลิกประกาศ คสช. ฉบับที่ 74/2557

การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตามพระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563

การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

            คือ การประชุมที่กฎหมายบัญญัติให้ต้องมีการประชุมที่ได้กระทำผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ร่วมประชุมมิได้อยู่ในสถานที่เดียวกันและสามารถประชุมปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

ผู้เข้าร่วมประชุม

            คือ ประธานกรรมการ รองประธานกรรมการ กรรมการ อนุกรรมการ เลขานุการ และผู้ช่วยเลขานุการของคณะกรรมการคณะอนุกรรมการ หรือคณะบุคคลอื่นตามที่กฎหมายกำหนด และรวมถึงผู้ซึ่งต้องชี้แจงแสดงความคิดเห็นต่อคณะกรรมการ

การบังคับใช้และผลทางกฎหมาย

• ใช้สำหรับการประชุมที่ต้องการผลตามกฎหมาย หรือกฎหมายกำหนดให้ต้องมีการประชุม เช่น การประชุมสามัญผู้ถือหุ้น หรือการประชุมของคณะกรรมการต่าง ๆ
• ใช้ได้ทั้งการประชุมของภาครัฐ และภาคเอกชน

ข้อกำหนดของการจัด e-Meeting ที่จะมีผลตามกฎหมาย

การจัดประชุม

			ต้องจัดให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถแสดงตนก่อนร่วมประชุม				ต้องจัดให้มีการบันทึกเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ แล้วแต่กรณี ของผู้ร่วมประชุมทุกคน ตลอดระยะเวลาที่ประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เว้นแต่เป็นการประชุมลับ
			ต้องจัดให้ผู้ร่วมประชุมสามารถลงคะแนนได้ ทั้งแบบลงคะแนนโดยเปิดเผยและแบบลงคะแนนลับ				ต้องจัดเก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ ของผู้ร่วมประชุมทุกคนไว้เป็นหลักฐาน
			ต้องจัดทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือ (สามารถจัดทำในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้)				ต้องเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจกำหนด

สรุปสาระสำคัญประกาศกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ท่านสามารถอ่านฉบับเต็มได้ที่ https://bit.ly/2VZQqkB

โครงสร้าง ประกาศ MDES เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563

• ใช้บังคับในวันถัดจากวันประกาศในราชกิจจานุเบกษา (ประกาศเมื่อวันที่ 26 พฤษภาคม 2563) 
• รมว. MDES รักษาการ

นิยาม

	อิเล็กทรอนิกส์		ระบบควบคุมการประชุม		ผู้ให้บริการ		ผู้ควบคุมระบบ

หมวด 1 บททั่วไป

• เมื่อจัดประชุม Online ให้แจ้งล่วงหน้า พร้อมวิธีการประชุม
• กำหนด 7 กระบวนการหลักที่ต้องมี
• หน่วยงานอาจเพิ่มเติมรายละเอียดที่แตกต่างตามกฎหมายได้โดยอิงมาตรฐาน ตามประกาศฉบับนี้
  
• การประชุมลับ ต้องทำตามหมวด 3 เพิ่มเติม

หมวด 2 มาตรฐานการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

• กำหนดมาตรฐานของ 7 กระบวนการหลัก
• หากใช้ระบบควบคุมการประชุมของผู้ให้บริการ ให้ผู้ให้บริการส่งมอบข้อมูลที่ผู้จัดประชุมจัดเก็บเองไม่ได้ ภายใน 7 วัน
• หากมีเหตุให้ต้องทำลายข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมให้ทำด้วยวิธีการที่มั่นคงปลอดภัย

หมวด 3 มาตรฐานการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ในเรื่องลับ

• มีมาตรการป้องกัน ไม่ให้ผู้อื่นรู้หรือล่วงรู้ข้อมูลในการประชุม
• มีมาตรการดูแล Security ตามที่ ETDA กำหนด
• ผู้ร่วมประชุมต้องรับรองว่าไม่มีผู้อื่นในพื้นที่ประชุม
• ห้ามมิให้บันทึกเสียง หรือทั้งเสียงและภาพ
• กรณีประชุมลับของหน่วยงานของรัฐ ให้ใช้ระบบที่ติดตั้งและให้บริการในประเทศ ไม่เก็บข้อมูลนอกประเทศ

หมวด 4 มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ

• กำหนดมาตรการด้าน Security ขั้นต้น อันได้แก่ Confidentiality/ Integrity/ Availability/ การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลพร้อมคุณสมบัติอื่น
• กำหนดมาตรการด้าน Security สำหรับระบบควบคุมการประชุม
• รองรับการตรวจประเมินและรับรองระบบควบคุมการประชุมโดย ETDA หรือหน่วยงานอื่น
• รองรับผลการตรวจประเมินและรับรองโดยหน่วยงานในประเทศหรือต่างประเทศ และให้ถือว่าได้รับรองตามประกาศฉบับนี้

มาตรฐานของกระบวนการหลักทั้ง 7 ตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563

			1. ผู้ร่วมประชุมแสดงตนใช้วิธีการตามที่ผู้จัดกำหนด เช่น ใช้ Username และ Password ผู้ร่วมประชุมอื่นรับรอง
			2. สื่อสารกันได้ด้วยเสียง หรือทั้งเสียงและภาพ     - มีช่องสัญญาณเพียงพอ     - มีช่องทางสำรวจ เช่น โทรศัพท์ Message     - สามารถจัดการสิทธิผู้เข้าร่วมประชุมได้
			3. เข้าถึงเอกสารประกอบการประชุมได้     - ได้ทั้งในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์     - จัดส่งก่อนหรือระหว่างประชุม พร้อมแจ้งวิธี การเข้าถึงเอกสาร
			4. การออกเสียงลงคะแนน     - ลงคะแนนทั่วไป : สามารถระบุตัวและเจตนาของผู้ลงคะแนนได้     - ลงคะแนนลับ : สามารถทราบจำนวนของผู้ลงคะแนนและผลรวมคะแนน โดยไม่ระบุตัวของผู้ลงคะแนน
			5. จัดเก็บข้อมูลหรือหลักฐาน ที่เกี่ยวข้องพร้อมมีมาตรการในการจัดเก็บ     - วิธีการแสดงตน จำนวนหรือรายชื่อของผู้แสดงตน และวิธีการลงคะแนนพร้อมทั้งผลคะแนน โดยบันทึกในรายงานการประชุม     - บันทึกเสียง หรือเสียงและภาพของผู้ร่วมประชุม เว้นการประชุมลับ     - เหตุขัดข้องระหว่างประชุม
			6. จัดเก็บข้อมูลจราจลอิเล็กทรอนิกส์พร้อมมีมาตรการในการจัดเก็บ     - ข้อมูลที่ระบุตัวบุคคล หรือผู้ใช้งาน     - วันและเวลาของการประชุม โดยอิงเวลามาตรฐาน
			7. มีช่องทางในการแจ้งเหตุข้องขัด เพื่อรองรับการแก้ไขปัญหาระหว่างประชุม